Daten­schutz­erklärung

Stand: [PLATZHALTER: Datum]

Kurz vorweg: Diese Website setzt keine Tracking- oder Werbe-Cookies, nutzt keine Analyse-Dienste und lädt nichts von fremden Servern – auch keine Schriften. Im Folgenden steht genau, welche Daten wir wofür verarbeiten.

1Verantwortlicher

[PLATZHALTER: Datenschutzbeauftragte/r mit Kontaktdaten – nur falls benannt (Pflicht i. d. R. erst ab 20 Personen, die ständig mit personenbezogenen Daten arbeiten); sonst Satz streichen]

2Zwei Rollen: Wir als Verantwortlicher und als Auftragsverarbeiter

Für die Daten von Website-Besuchern und von unseren Kunden (den Betrieben, die Kontor nutzen) sind wir verantwortlich. Darum geht es in dieser Erklärung.

Die Daten, die unsere Kunden in Kontor über ihre Kunden eintragen (Namen, Anschriften, Rechnungen, Zahlungen), verarbeiten wir nur im Auftrag und nach Weisung des jeweiligen Betriebs. Verantwortlich ist dann der Betrieb; Grundlage ist unser Auftragsverarbeitungsvertrag. Hast du eine Rechnung über Kontor erhalten oder nutzt du ein Kundenportal, wende dich mit Datenschutzfragen bitte an den Betrieb, der dir die Rechnung geschickt hat.

3Hosting und Server-Protokolle

Website und Anwendung laufen auf Servern von [PLATZHALTER: Hoster bestätigen – vermutlich OVH SAS / OVH GmbH, Rechenzentrum in Deutschland; Standort angeben]. Mit dem Hoster besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO [PLATZHALTER: bestätigen].

Bei jedem Aufruf speichert der Webserver kurzzeitig: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, HTTP-Statuscode, übertragene Datenmenge, Referrer und Browserkennung (User-Agent). Das ist nötig, um die Seite auszuliefern, Fehler zu finden und Angriffe abzuwehren.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, funktionierenden Betrieb)

Speicherdauer

[PLATZHALTER: z. B. 14 Tage], danach Löschung bzw. Anonymisierung

4Cookies und lokale Speicherung

Die öffentliche Website setzt keine Cookies. In der Anwendung verwenden wir nach der Anmeldung genau ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie, damit du angemeldet bleibst.

Name

[PLATZHALTER: Cookie-Name, z. B. „sitzung“]

Inhalt

Zufällige Sitzungskennung, keine weiteren Angaben

Laufzeit

[PLATZHALTER: z. B. bis zum Abmelden, höchstens 30 Tage]

Rechtsgrundlage

§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich), Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Eine Einwilligung ist dafür nicht nötig, deshalb gibt es auch kein Cookie-Banner. [PLATZHALTER: Falls die App Einstellungen oder Entwürfe im Browser-Speicher (localStorage) ablegt, hier ergänzen.]

Wir nutzen keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge, keine Social-Media-Plugins, keine eingebetteten Videos oder Karten und keine Content-Delivery-Netzwerke. Schriften und alle anderen Dateien kommen von unserem eigenen Server.

5Registrierung und Kundenkonto

Für dein Konto verarbeiten wir: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als sicherer Hash gespeichert), Firmenname und Anschrift, Steuernummer bzw. USt-IdNr., Bankverbindung für deine Rechnungen, Logo und Einstellungen, außerdem Namen und E-Mail-Adressen von Mitarbeitern, denen du einen Zugang anlegst. Dazu kommen Protokolldaten zur Sicherheit (z. B. Anmeldezeitpunkte).

Zweck

Bereitstellung der Software, Vertragsabwicklung, Support

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. Vertragsanbahnung während des Tests)

Speicherdauer

Für die Dauer des Vertrags, danach 30 Tage zum Export, dann Löschung. Unsere eigenen Rechnungen an dich bewahren wir nach § 147 AO und § 257 HGB gesetzlich vorgeschrieben auf (in der Regel 8 Jahre).

6Bezahlung

Zahlst du per SEPA-Lastschrift, verarbeiten wir Kontoinhaber, IBAN, BIC und die Mandatsreferenz und geben sie zum Einzug an unsere Bank [PLATZHALTER: Name der Bank bzw. Zahlungsdienstleister, falls einer genutzt wird] weiter. Bei Überweisung erhalten wir die Angaben aus deiner Zahlung über unseren Kontoauszug.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO. Speicherdauer: entsprechend den steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen.

7E-Mail-Versand

System-E-Mails (z. B. Anmeldung, Passwort zurücksetzen, Hinweise zum Konto) und die E-Mails, die du über Kontor an deine Kunden schickst (Rechnungen, Erinnerungen, Mahnungen), versenden wir über unseren eigenen Mailserver [PLATZHALTER: bestätigen – eigener Mailserver beim selben Hoster in Deutschland]. Es wird kein externer Versanddienst eingesetzt. Wir werten nicht aus, ob E-Mails geöffnet werden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für E-Mails an deine Kunden handeln wir als Auftragsverarbeiter.

8Kontakt per E-Mail

Schreibst du uns, verarbeiten wir deine Angaben, um die Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Anfragen, sonst lit. f). Wir löschen die Nachricht, wenn sie erledigt ist und keine Aufbewahrungspflicht besteht.

9Optional: Rechnungen und Belege per Foto auslesen

Wenn du die Funktion „per Foto auslesen“ nutzt, übertragen wir das Foto an [PLATZHALTER: Vertragspartner prüfen – Anthropic PBC, 548 Market Street, San Francisco, CA 94104, USA, bzw. Anthropic Ireland, Limited]. Dort wird der Text erkannt und als Vorschlag (Kunde, Positionen, Beträge) an uns zurückgegeben. Das passiert nur, wenn du die Funktion selbst auslöst. Übertragen wird nur das jeweilige Bild.

Das Foto kann personenbezogene Daten enthalten, etwa Namen und Anschriften deiner Kunden. Für diese Daten handeln wir als Auftragsverarbeiter, der Dienst als Unterauftragsverarbeiter (siehe AVV).

Drittland

USA. Die Übermittlung stützt sich auf [PLATZHALTER: prüfen – Zertifizierung des Anbieters unter dem EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) und/oder EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO)].

Speicherung beim Anbieter

[PLATZHALTER: laut Vertrag/DPA des Anbieters eintragen, z. B. „Löschung nach höchstens 30 Tagen, keine Nutzung zum Training“]

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (von dir angeforderte Funktion)

Willst du das nicht, nutze die Funktion einfach nicht – alle anderen Funktionen arbeiten ohne diesen Dienst.

10Kontoauszüge und künftige Bankanbindung

Lädst du einen Kontoauszug hoch, wird die Datei auf unserem Server ausgewertet, um Zahlungseingänge deinen Rechnungen zuzuordnen. [PLATZHALTER: Speicherdauer der hochgeladenen Datei bzw. der Buchungszeilen festlegen]

Eine direkte Bankanbindung ist in Vorbereitung. Sie wird nur aktiv, wenn du sie ausdrücklich einrichtest, und läuft dann über einen lizenzierten Kontoinformationsdienst [PLATZHALTER: z. B. finAPI GmbH, Adams-Lehmann-Straße 44, 80797 München – erst eintragen, wenn vertraglich gebunden]. Diese Erklärung wird vorher ergänzt.

11Empfänger

Wir geben Daten nur weiter, wenn es für die genannten Zwecke nötig ist: an unseren Hoster, an unsere Bank bzw. unseren Zahlungsdienstleister, an den Dienst zum Auslesen von Fotos (nur bei Nutzung), an unseren Steuerberater [PLATZHALTER: bestätigen] sowie an Behörden, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Wir verkaufen keine Daten.

12Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Eine Einwilligung kannst du jederzeit für die Zukunft widerrufen. Schreib dafür einfach an die oben genannte E-Mail-Adresse.

Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei der für uns zuständigen: [PLATZHALTER: zuständige Landesbehörde nach Sitz des Anbieters, z. B. „Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit“].

13Pflicht zur Bereitstellung, keine automatisierten Entscheidungen

Ohne die Angaben unter Punkt 5 können wir kein Konto einrichten. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

14Sicherheit

Alle Verbindungen sind per TLS verschlüsselt. Passwörter speichern wir nur als Hash. Weitere technische und organisatorische Maßnahmen sind in Anlage 1 des AVV beschrieben.

15Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Funktionen oder Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.